Bereits in der zentralen Poststelle werden die Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung gestellt. Das Scannen der Eingangsdokumente und die automatisierte Ablage & Verteilung nehmen ab dieser Stelle Ihren Lauf.
In Deutschland geht die Digitalisierung der Verwaltung nur schleppend voran, weshalb die Regierung mit der Einführung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangs- gesetz – OZG) ihren Verwaltungen eine Frist zur Digitalisierung einer Vielzahl ihrer Verwaltungsleistungen für das Ende des Jahres 2022 gesetzt hat. Im Zuge dieses Gesetzes sind Digitalisierungsbestrebungen der Verwaltung auf allen Ebenen wieder stärker in den Fokus gerückt. Viele Städte wollen deshalb die Digitalisierung vorantreiben und suchen geeignete Hilfsmittel.
Zusätzliche Herausforderungen bei der Digitalisierung von Behörden gibt es viele – seien es regionale Gegebenheiten, der Daten- schutz oder verschiedene Vorstellungen der Entscheidungsträger. Mancherorts gelingt die Umsetzung aber erfolgreich und mit überschaubarem Aufwand.
Ein Projekt, das durch die zunehmend digitale Verwaltungsarbeit eine deutliche Notwendigkeit aufweist, ist die Einführung eines Zentralen digitalen Posteingangs (ZDP). Dieser beinhaltet sowohl die digitale Seite, welche die elektronisch empfangenen Dokumente verwaltet, als auch die analoge Seite, welche die Strukturierung der analogen Posteingänge mit dessen anschließender Digitalisierung übernimmt. Somit ermöglicht der Zentrale Digitale Posteingang (ZDP) eine nahezu vollständig digitale Kommunikation und Prozessbearbeitung.
Ein Beispiel liefert die Stadt Lüneburg. Um den hauseigenen Workflow zu digitalisieren, sollten alle, nach wie vor zahlreich auf dem Postweg eingehenden Dokumente, gescannt und abschließend richtig zugeordnet abgelegt werden. Hier geht es zum vollständigen Artikel.
Eine langfristige Zielsetzung ist die Reduzierung der analogen Posteingänge auf ein Minimum, um eine weitreichend elektronische Kommunikation zu führen. Indessen werden die Verwaltungen sowohl aus rechtlichen als auch aus sozialen Gründen in naher Zukunft nicht vollständig auf die konventionellen Poststrukturen verzichten können. Die Entwicklung eines Systems für die Organisation der analogen Seite weist daher eine sehr aktuelle Relevanz auf.
Im Idealfall sollte dies mit so wenigen Handgriffen, wie möglich geschehen. Üblicherweise würden die Mitarbeiter die Dokumente mit einem Eingangsstempel versehen, nach Abteilungen vorsortieren und mit Etiketten oder Trennblättern für das anschließende Scannen vorbereiten. Die Stadt Lüneburg entschied sich jedoch für die Optimierung der Arbeitsschritte und stattete die zentrale Poststelle mit drei mobilen Inkjet- Druckern jetStamp® 1025 samt Auslösestation des Kennzeichnungsspezialisten REINER aus.
Mit der Entscheidung für die jetStamp®-1025- Geräte vereinfachen sich die verwaltungs- technischen Abläufe der Poststelle.
Zusammen mit dem klassischen Eingangsvermerk wird der Barcode für das spätere Einscannen mit aufgedruckt. Zur digitalen Vorsortierung wird am Gerät der Barcode für die passende Abteilung ausgewählt.
Da die postalischen Dokumente sehr unterschiedlich sind, wird der jetStamp® 1025 einfach an einer beliebigen freien Stelle angesetzt und der Aufdruck per Knopfdruck vorgenommen.
Zusätzlich stehen automatische Auslösestationen von REINER zur Verfügung. Diese eignen sich für gleichartige Dokumente, die einfach eingeschoben werden. Dadurch wird der Aufdruck stets an der gleichen Position gesetzt, denn die Station löst am Anschlag von alleine aus. Die Form der Kennzeichnung ist zugleich ein angenehmer Neben- effekt bei der Verbesserung der Arbeitsplatzergonomie, da das Gerät einen festen Platz hat und dieses nicht manuell positioniert werden muss.
Anschließend wird das Dokument gescannt. Die nachgelagerte Software liest den Barcode aus und ordnet die Unterlagen automatisch der richtigen Abteilung zu – papierlos, zuverlässig, umgehend. Zum Schluss legt der Mitarbeiter das bearbeitete Dokument zur Einhaltung aller Nachweispflichten nur noch ab.
Einfachstes Handling, weniger Arbeitsschritte, effizientes Arbeiten
Mit dem jetStamp® 1025 von REINER setzt die Stadt Lüneburg auf eine mobile All-in-One-Lösung, die es ermöglicht, so zu drucken, wie es benötigt wird. Diese überschaubare Maßnahme trägt zur erfolgreichen Behördendigitalisie- rung bei, vereinfacht die Abläufe, redu- ziert Fehler und den Arbeitsaufwand.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Einfach – Drucker wird eingesetzt wie bisherige Eingangsstempel
- Effizient – Arbeitsschritte werden zusammengefasst und automatisiert
- Umweltschonend – Etiketten, Trennblätter o. Ä. werden nicht mehr benötigt
Sie sind Neugierig geworden, wollen mehr erfahren oder die mobilen Reiner Kennzeichnungsgeräte testen?
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